张家界旅游会议策划该怎么做

张家界旅游会议预定及服务流程

一、会前
（一）、接受会议组织方咨询，了解会议接待要求，包括：会议日程、与会人数、会议酒店级别、会议类型、旅游考察天数、与会人员来自的区域、会议室要求、娱乐节目要求、接送站要求、饮食要求等等尽可能详细的情况说明。

（二）、1个工作日之内，向会议组织方提供会议及旅游考察线路的详细日程计划，提供各项服务内容及其服务明细报价，以完备的会议预案书给会议组织方。

 
（三）、应会议组织方要求，接受实地考察，并委派专人协助会议组织方考察，考察内容包括：酒店客房、会议室、餐厅、公司实力考察、会议旅游线路考察等，然后研讨会议安排的可行性，预测并弥补会议安排漏洞。
 
（四）、为了维护双方权利与义务，双方签订会议服务合同，会议组织方向会议协办方（“运通公司会议中心”）支付一定金额的预订金，具体金额视会议人数及规格来定。

（五）、落实接待前期工作，包含：住宿客房的安排、用餐的安排、会议室的布置、车辆的调度、导游的委派、相关工作人员的分工等。

（六）、临近正式会议日期的前1-3天内，会务组人员提前到达会议地点，检查各项接待工作的落实情况并对接待服务细节事宜作进一步的调节与部署，确保会议服务如期进行。
二、会中
    到达会议报到日期，会议正常开展，所有工作人员按部就班，各施其职，力保会议及会议旅游井然有序进行。
    1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
    2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
    3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
    4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
    5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
    6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
    7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
    8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 
三、会后
     会议及旅游考察日程结束，参会人员返程（送站车亮及导游人员准时到位）==》会议组织方与会议协办方对帐，结算开票==》会务组人员返程，会议服务圆满完成

旅游会议整体策划思路

◇会议举办地的选择◇
        阁下有了会议的初步构想后，可根据会议经费、会议性质、会议代表的所在地、会议日程、会议的目的等诸多因素来确定会议举办地。如果“张家界”为阁下会议举办地的候选目的地之一，阁下可以细读“在张家界开会之优势”，当阁下确定为张家界会议后，下一步就是预算张家界会议的会议费用。

◇张家界会议费用预算◇
　　首先，阁下可让我们为您做份详细的张家界会议费用预算单。会务费包括：酒店住宿、会场租用（包括会场设备）、餐饮（包括招待宴及酒水）、接送交通、会场布置、会议礼品、会议资料及用于不可预测的应付各种超支部分的“活用经费”等，然后根据费用预算，阁下就可以确定张家界会议酒店等事宜。

◇确定张家界会议酒店◇
　　阁下将根据会议的级别,会议经费等选择相应级别的会议酒店（张家界会议酒店首选）为张家界会议的会议场所；会议酒店的选择必须遵循：权衡酒店级别与会议级别，必须相符；权衡同类档次酒店的性价比，要求最佳。会议酒店及会议相关事宜确定后，大部分会议均有会后考察、会后旅游等事宜。

◇张家界会议会后考察及会议旅游安排◇
　　一般来说，会后考察或会后旅游是必不可少的，其重要性不言而喻，在此不多赘述，其考察线路可参考“ 张家界会议旅游行程”，下面我们来考虑会议的有关重要细节。

◇会场的布局，设备安装调试◇
　　我们将根据会议的具体情况，为阁下设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据阁下的需要，为阁下提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据阁下的需要，提前为阁下调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。会议设备可参考“张家界会议设备提供”。

◇印刷材料的设计制作、会议礼品的配送及打包◇
　　一般的大型会议，有印刷材料的设计、制作与会议礼品的配送。我们将为阁下的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为阁下的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据阁下的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置；我们将根据阁下的要求、会议的宣传需要制作广告牌；我们将根据阁下的要求配送会议礼品并分袋或打包，其会议礼品可参考“张家界会议礼品推荐”。

◇参会者的接送◇
　　此环节是张家界会议成功举行的一项重要工作，我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆接送与会代表（小车有桑塔娜2000，丰田、奥迪A6L等车型；面包车有现代商务、东风风行、广州宝龙等车型；还有小、中、大旅游BUS）；我们的专车将会提前在火车站、汽车站、飞机场全天侯等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店；会议后或会议考察（会议旅游）结束后，我们将同样派专车送与会代表至汽车站、火车站、飞机场等地（可参考“张家界会议及旅游用车”。

◇参会者的餐饮◇
　　我们将根据参会人员的喜好，为阁下预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、风味餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为阁下推荐不同的用餐地点；一般情况下，三星酒店的餐饮标准在30元左右，四星级酒店的用餐标准在50左右，五星级酒店的用餐标准在80左右； 其具体可参考“张家界会议餐饮服务”

◇参会者业余时间的安排◇
　　我们将根据参会人员的喜好，为阁下设计不同的休闲方式（观赏式晚会、互动式晚会、沐浴温泉、保龄球、台球、桑拿、高尔夫、卡拉OK等娱乐安排）。

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